В Трудовом кодексе описано 4 вида удалёнки.
1. Постоянная удалёнка. Человек всегда выполняет свои обязанности за пределами офиса: с момента начала и до окончания трудового договора.
2. Временная удалёнка. Сотрудник выполняет свои обязанности за пределами офиса. Но не навсегда, а до полугода.
3. Периодическая удалёнка. Человек часть времени работает из дома, а часть — в офисе.
4. Временная удалёнка по желанию начальства. Этот формат используют только в особых случаях. Например, так было во время пандемии в 2020 году. По закону, работодателям не нужно согласие сотрудников на такой перевод, а длиться удалёнка будет до тех пор, пока ситуация не изменится.

Как подписать договор, если новый работник далеко

Когда компания или ИП нанимает работника, он должен подписать трудовой договор и локальные акты. А ещё — предоставить копии документов для трудоустройства.

Есть три способа обменяться документами: лично, по почте, через интернет.

По почте документами обмениваются заказными письмами с уведомлением о вручении. Сотрудник отправляет пакет заверенных копий документов, а работодатель — трудовой договор в двух экземплярах, должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и локальные акты. После сотрудник отправляет подписанный пакет документов обратно.

Основание:часть 3 статьи 312.2 ТК РФ.

Через интернет документами обмениваться проще, но для этого нужна ЭЦП — электронная цифровая подпись. Ещё потребуется специальная программа для кадрового электронного документооборота (КЭДО). Например, «СБИС» или «Астрал.ЭДО».
Сотрудник отправляет и подписывает свой пакет копий документов через КЭДО, а работодатель — свой. С помощью ЭЦП новый работник должен подписать высланный ему пакет документов.

Что указать в трудовом договоре с удалённым сотрудником

Пропишите, сколько часов в день или неделю человек будет занят. Укажите, в какое время он должен быть на связи и выполнять задачи — это будет считаться его рабочим временем. Вот пример формулировки:

Продолжительность рабочей недели: 40 часов. Рабочее время: понедельник–пятница, с 9:00 до 18:00 по Московскому времени, с часовым перерывом на обед. Сотрудник обязан быть на связи в указанный период через мессенджер Telegram и отвечать на сообщения в течение 30 минут.

Укажите зарплату сотрудника. Учтите, что удалёнщики не должны получать меньше из-за того, что работают дистанционно. Основание: статья 312.5 ТК РФ.

Укажите, какие программы и технику будет использовать работник и кто их предоставляет. Если удалёнщику нужно компенсировать затраты, например, на интернет или телефон, закрепите порядок возмещения этих расходов. Вот пример формулировки:

Работник использует собственный компьютер, но работодатель предоставляет доступ к CRM-системе. Компания компенсирует затраты на интернет в размере 1000 рублей ежемесячно. Расходы на мобильную связь возмещаются при предъявлении чеков, но не более 500 рублей в месяц.

Опишите, как сотрудник будет взаимодействовать с начальством и как часто он будет отчитываться о выполненных задачах. Например, для обсуждения текущих задач будут еженедельные созвоны в пятницу в 16:00 по видеосвязи в Zoom, а срочные вопросы будут решаться через мессенджер Telegram.

Укажите место подписания договора. Чаще всего оно совпадает с адресом компании. По желанию сотрудника, работодатель обязан отправить оригинальную версию договора по почте в течение трёх дней.

Пропишите условия, при которых договор будет расторгнут. Обычно указывают, что договор может быть расторгнут по инициативе любой из сторон, если она предупреждает за две недели. В случае с удалённым сотрудником можно указать, что вы имеете право расторгнуть договор без выплаты компенсации, если сотрудник более двух дней не выходит на связь со дня обращения к нему работодателя.

Как оформить сотрудника на удалёнку: пошаговая инструкция

Отличия от стандартного процесса будут лишь в условиях договора и способе подписания документов. Разберём этот процесс пошагово.

Шаг 1. Сотрудник присылает пакет документов. Если есть возможность, приносит лично. По почте заверенные копии документов отправляют заказным письмом с уведомлением, через интернет — с использованием специальных программ электронного документооборота и электронной подписью.
Шаг 2. Работодатель прописывает условия дистанционной занятости. Зафиксируйте в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему условия удалённой работы.

Шаг 3. Компания издаёт приказ о приёме на работу. Издайте приказ по форме Т-1 (унифицированная форма) или в свободной форме, но с обязательным указанием:
1. ФИО сотрудника.
2. Должности.
3. Уточнения об удалённом формате работы.
4. Даты начала работы.

Подпишите приказ — это может сделать только руководитель компании или ИП.

Шаг 4. Документы отправляют на подпись новому сотруднику. Отправьте сотруднику по почте или через КЭДО трудовой договор, дополнительное соглашение, приказ о приёме на работу и локальные нормативные акты — например, положение об оплате труда или должностную инструкцию. Если сотрудник находится в том же городе, что и вы, он может приехать и подписать документы лично.
Шаг 5. Данные нового сотрудника вносят в трудовую книжку — бумажную или электронную. Если у сотрудника бумажная трудовая, все записи в неё придётся вносить вручную. Если трудовая электронная — нужно вести документацию в цифровом виде.

Как работать с человеком, который живёт за границей

Если сотрудник — иностранец, нанять его не получится. За границей не работают российские законы о труде. Но с таким удалёнщиком можно будет работать по ГПХ. Основания: Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245 и 17-3/В-292.

Если сотрудник — релокант, Минтруд рекомендует заключать с ним договор ГПХ, но прямого запрета на сотрудничество с релокантами по трудовому договору в Трудовом Кодексе нет. Основание: Письмо Министерства труда №14-2/ООГ-5755 от 09.09.2022.
Если сотрудник уже работает у вас по трудовому договору и хочет уехать в другую страну, Минтруд рекомендует выполнить три шага, чтобы продолжить сотрудничество:

1. Расторгните трудовой договор в день выезда за границу на общих основаниях. Например, согласно пункту 9 статьи 77 ТК РФ.
2. Заключите договор ГПХ на время проживания за рубежом. По ГПХ у человека нет отпуска и больничных, но он и не обязан оставаться на связи в течении рабочего дня — только отчитываться о работе.
3. Когда сотрудник вернётся в Россию, можно снова заключить с ним трудовой договор.

Оформлять бывшего работника как самозанятого нельзя — по закону, работодатель имеет право это сделать не раньше, чем через 2 года.

Кто не сможет работать на российские компании из других стран

Пока других официальных ограничений нет. Обычно крупные компании сами вводят ограничения на работу из других стран — но юристы спорят о том, насколько это законно.

Сейчас правительство хочет запретить IT-специалистам работать на российские компании за рубежом. Но не всем, а только тем, кто трудится в сферах критической информационной инфраструктуры и в государственных информационных системах. Об этом сказано в проекте постановления № 297029-8.

Хотите правильно оформить нового сотрудника и не тратить на это время? Эксперты бухгалтерии для бизнеса «Моё дело» помогут разобраться с любыми кадровыми задачами. Сосредоточьтесь на развитии своего дела и передайте рутину профессионалам. Это удобно и безопасно —- компания страхует ответственность перед клиентами на 100 млн рублей.

Закажите бесплатную консультацию, чтобы узнать подробности.

Фото: Freepik

Telegram-канал «Мой бизнес»